Organizzare eventi: che cosa fa e chi è un Event Planner

Viene chiamato Event Planner, per dare un tocco chic con l’uso della lingua inglese: possiamo tradurlo con organizzatore di eventi, un professionista che si occupa proprio di preparare party e manifestazioni di diverso genere. Può essere coinvolto per concerti, show, fiere, meeting, matrimoni, festival ma anche per feste private.

Un organizzatore è quella figura che coordina le attività che completano la realizzazione di un party, usando creatività e gestione per riuscire a mettere a segno tutte le procedure necessarie. Andremo a scoprire che cosa fa un event planner, e che tipo di conoscenze servono per poter tentare questa carriera.

Che cosa fa un organizzatore di eventi

Molto spesso questo tipo di figura professionale viene ridicolizzata e non considerata per quanto meriti. Perché è vero che un pianificatore di party dovrà coordinare attività, ma anche interagire con tantissimi professionisti di altri settori. Ciò significa possedere ottime conoscenze sotto il profilo della comunicazione, ma anche strategie di marketing. Molto spesso dovrà interfacciarsi con design, coreografi, copywriter e tecnici che garantiranno l’arrivo dell’apposito set di strutture e strumenti utili per arricchire e decorare il party.

Bisognerà quindi anche essere capaci di definire gli aspetti tecnici e produttivi, oltre a gestire l’allestimento e ogni logistica del caso, compreso il noleggio attrezzature per eventi. Il tutto nel rispetto del budget che viene scelto e impostato da parte della clientela. I committenti, possono essere locali, hotel, imprese e privati, che richiederanno obiettivi, dei target precisi e risorse da mettere a disposizione per l’evento.

Dopo un colloquio conoscitivo, questo professionista dovrà trovare la location più adatta, ricreando un ambiente che sia affini alle esigenze del cliente. E’ presto detto che si spazia da luci, fiori, decorazioni, tecnologie audio, dispositivi video e molto altro ancora. Ciò richiederà anche l’assunzione di personale esperto, come professionisti del marketing, fotografi, videomaker e molto altro ancora. Non meno importante è poi la promozione, la pubblicità dell’evento stesso, che passa attraverso i social network, e una mirata comunicazione online.

Ricapitolando, un bravo organizzatore di eventi deve:

• Pianificare un concept e il tema dell’evento;
• Definire le caratteristiche della manifestazione;
• Occuparsi dei diversi aspetti e delle fasi dell’evento;
• Contattare e trovare fornitori, tecnici, esperti per ogni attività prevista;
• Concordare la durata dei servizi;
• Gestire l’intero allestimento e supervisionare le diverse fasi di realizzazione;
• Monitorare i risultati finali e apportare eventuali migliorie in corso d’opera.

Come si diventa un event planner?

Come accennato, servono conoscenze specifiche, che si ottengono seguendo un corso di laurea in Scienze della Comunicazione, oppure in Marketing, ma anche in Pubbliche Relazioni. E’ possibile specializzarsi in corsi specifici, dedicati proprio all’Event Planning o Event Management, che si svolgono presso enti di formazione.

Non parliamo quindi di un “semplice” PR, ma di un professionista a 360° che sa organizzare, gestire e decidere: insomma un vero leader che potrà avere tantissimi sbocchi. Gli organizzatori, infatti, possono spaziare in lungo e in largo tra tanti settori. Pensiamo per esempio ai matrimoni, ma anche alla moda o al campo congressuale, per arrivare poi all’organizzazione di concerti, o eventi musicali live nei centri città.